FI Modülünde Belge Türünün Tanımlanması (OBA7)

Belge türü tanımlamak için; IMG • Mali muhasebe (yeni) • Mali muhasebe temel ayarları (yeni) • Belge • Belge türleri • Giriş görünümü i...

Belge türü tanımlamak için; IMG • Mali muhasebe (yeni) • Mali muhasebe temel ayarları (yeni) • Belge • Belge türleri • Giriş görünümü için belge türlerini tanımla (OBA7) menü yolu izlenir. Belge türü bilgileri sistemde T003 tablosunda saklanır.

Belge türü bir Finansal Muhasebe belgesi kaydederken belirtilen, en önemli kontrol bilgisidir. Belge türü bilgisi doğrudan kayıt gönderirken manuel olarak girilebilir, veya Malzeme Yönetimi veya Satış ve Dağıtım işlemlerinde uyarlama ayarlarından gelebilir.

Sistemde sonradan tanımlanan belge türlerinin Z veya Y harfi ile başlaması önerilmektedir. ID (iki basamaklı, alfa numerik) ve belge türü tanımını belirterek başlayın.

• [message]
• Belge Türü İsimlendirme Kuralları
• Belge türü finansal belgeleri sınıflandırmak için kullanılan ana bilgi olduğundan, her bir işlem için belge türünü okuyarak kayıtın türünü kolaylıkla tanımanıza imkan veren tutarlı ve mantıklı bir adlandırma kuralı tanımlamanız özellikle tavsiye edilir.

Girdiğiniz açıklamanın oturum açma dilinde olması gerektiğini unutmayın. Sistemde birden fazla dil kullanıldığı takdirde, bu açıklamayı tercüme etmeniz gerekir. Şu adımları izleyin (Şekil 3.12):

1. Belge türleri listesinde, bir veya daha fazla belge türünü seçin ve sonra Git • Çeviri (Goto • Translation) menüsünü tıklayın.
2. Tanımın tercüme edilmesini istediğiniz dillerin yanındaki kutuyu tıklayın.
3. Her belge türü ve dil için, uygun bir tanım belirtin.

Şekil 3.12 Belge Türünün Tercüme Edilmesi

Şekil 3.13 Belge Türünün Tanımlanması

ID ve tanımın yanı sıra, belge türü yapılandırmasında aşağıdaki ana ayarlar mevcuttur. (Şekil 3.13)

• (1) Numara Alanı (Number Range)
  Burada FBN1 işlemi ile tanımlanan numara aralıklarından birini belirtin. (Daha fazla bilgi için, 3.5.4 Belge Numara Alanlarını Tanımla bölümüne bakın) Birçok belge türü aynı numara aralığına atanabilir. Atama sırasında yerel yasal gereklilikleri göz önünde bulundurun; örneğin, üç farklı belge türünü aynı numara aralığı ile tanımlarsanız, ve bunlardan sadece ikisi satın alma KDV raporunda yazdırılır ise, KDV raporun ilerlemekte olan numaralandırmasını bozarsınız.
• (2) Ters Kayıt Belge Türü (Reverse Document Type)
  Bu alan, FB08 veya FBRA işlemi ile bir belgeye ters kayıt oluştururken sistemin otomatik olarak kullandığı belge türüdür. Bu alanı boş bırakabilirsiniz; bu durumda sistem, tersine kayıt oluşturmak için, aynı belge türünü kullanır.
• (3) Yetki Grubu (Authorization Group)
  Bu alan, manuel satın alma faturaları ile ilgili belge türlerinin tamamını aynı yetki grubuna atamanıza, ve daha sonra bu yetki grubunu gelen faturalar ile çalışan kullanıcılara atamanıza izin verir. Bu şekilde, kullanıcıların yanlış belge türleri ile kayıt göndermelerine veya kendi sorumlulukları dışındaki işlemlere kayıt göndermelerine engel olabilirsiniz.
• (4) Kullanılabilir Hesap Türleri (Account Types Allowed)
  Burada belge türünün hangi hesap türleri ile çalışabildiği belirtilir. Örneğin, belge türü amortisman kayıtları ise yalnızca duran varlık ve ana hesapların kullanımına izin vermelidir. Bu, belge türünün yanlış kullanımını önlemeye imkan verir.
• (5) Müşteri/Satıcı Kontrolü (Cust/Vend Check)
  Bu göstergeyi ayarlarsanız, birden fazla müşteri veya birden fazla satıcıya aynı belgede kayıt gönderemezsiniz. Ancak, aynı müşteri veya satıcıya birden fazla satır ile kayıt gönderebilirsiniz. KDV raporlamada kullanılacak belge türlerinin tümünde bu göstergeyi ayarlamanız önerilir.
• (6) Negatif Kayıt Kullanılabilir (Negative Postings Permitted)
  Şirket kodunun detaylı ayarlarında negatif kayıtların kullanılması engellenebilir (T001 tablosu). Burada ise kullanım belge türüne göre sınırlanabilir. Negatif kayıtın kullanılabilmesi için, negatif kayıtlara hem şirket kodu hem de belge türü düzeyinde izin verilmelidir.
• (7) Şirketler Arası Kayıt (Inter-company Postgs)
  Aynı belgede birden fazla ticaret ortağına/muhatap şirkete (alan BSEG-VBUND) izin vermek için bu göstergeyi seçin.
• (7) Muhatap Şirket Girilebilir (Enter Trading Partner)
  Seçilirse, manuel olarak bir ticaret ortağı/muhatap şirket girilebilir. (Şirketler arası kayıt seçilmiş ise tüm belge için; seçilmemişse her bir satır için). Seçili değilse, muhatap şirket sadece ana hesap, satıcı veya müşteri ana verilerinden gelebilir.
• (8) Belge Girişi Sırasında Gerekli (Required During Document Entry)
  Bu belge türü ile kayıt gönderirken belge başlığı metni veya referans numarasının zorunlu olup olmadığı burada belirttiğiniz. Örneğin, tipik olarak gelen tüm faturalar için referans alanı zorunlu hale getirilir. Bu tip işlemlerde, referans alan satıcı faturanın numarasını taşır.
• (9) Yalnızca Toplu Girdi (Btch Input Only)
  Seçilirse, belge türü herhangi bir online işlemde kullanılamaz, fakat sadece toplu giriş (batch-input) tekniği ile Mali Muhasebeye kayıt gönderen ara yüzlerde kullanılabilir (IDocs ile değil).
• (10) Yabancı Para Birimi Cinsinden Belgeler İçin Kur Tipi (Ex. Rate Type for Forgn Crncy Docs)
  Varsayılan olarak, sistem belge para birimlerini ilk yerel paraya M (Ortalama kur için standart çeviri) kur tipi vasıtasıyla çevirir. Eğer bu alan boş bırakılırsa, belge türü otomatik olarak M kullanır. Farklı bir kur tipi belirtilirse, sistem belirtilen kur tipini kullanır.