SAP Nedir ve SAP Projesinde Nelere Dikkat Edilmelidir

Bu sitede SAP Finansal Muhasebe (FI) ve Maliyet Muhasebesi (CO) modülleri ile ilgili gerek kullanıcı ve gerekse uyarlama bilgilerini bu...

Bu sitede SAP Finansal Muhasebe (FI) ve Maliyet Muhasebesi (CO) modülleri ile ilgili gerek kullanıcı ve gerekse uyarlama bilgilerini bulabilirsiniz. Peki SAP nedir? SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing) beş eski IBM mühendisi tarafından 1972 yılında kurulmuştur. SAP önemli ölçüde başaralı olmuştur ve küresel ölçekte, dünya standartlarında kurumsal kaynak planlama (ERP) sağlayıcısı olarak kabul görmüştür. Bu başarılı yazılım kullanıcıya birbiriyle entegre şekilde çalışan finansal muhasebe, satış defteri, satın alma defteri, yönetim bilgi sistemi vb. modülleri sunar.

Şirketin ana ürünü SAP ERP'dir. SAP ERP'nin selefinin ismi, SAP R/3, yazılımın işlevselliğini yansıtır. Burada "R" gerçek zamanlı (real-time) anlamına gelir ve 3 numarası ise üç katmanlı istemci-sunucu mimarisi ile ilgilidir. (veritabanı katmanı, uygulama katmanı ve sunucu katmanı)

SAP sisteminin entegre yapısı ve pazar lideri olarak avantajları ancak doğru bir implementasyon süreci sonunda anlaşılabilir. SAP sistemi kurulumu, Microsoft Office gibi basitçe kutudan çıkan bir kurulum değildir. Farklı kuruluşlar özel ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine göre değişik uyarlamalar yaparlar. Bir sonraki bölümde, doğru bir implementasyon için dikkat edilmesi gereken hususlara bakacağız.

SAP Projesinde Dikkat Edilecek Hususlar

SAP ERP implementasyonu müşteri için büyük bir değişimdir. Ancak, eğer sistem beklendiği gibi çalışmazsa, ve projenin canlıya geçişinde maliyet aşımları ve gecikmeler yaşanırsa müşteri için hayal kırıklığına neden olabilir. Bütçe maliyetleri ve zaman takvimine uyumlu bir proje gerçekleşmesine yardımcı olacak önemli noktalardan bazıları şunlardır:

• Proje ekibinin kurulması
• SAP implementasyonunun sadece bir IT projesi olmadığının anlaşılması
• Doğru kaynakların güvence altına alınması
• Farklılık analizinin tamamlanması
• Testlerin yapılması
• Detaylı geçiş planlarının hazırlanması
• Kullanıcıların eğitimi
• Bir değişim yönetim programının tasarlanması ve yürütülmesi

Proje Ekibi

Proje ekibinin doğru oluşturulması ve çalışması projenin başarı ve başarısızlığında önemli rol oynar. Proje ekibi paydaşlardan, anahtar kullanıcılardan ve satıcıdan oluşur. Proje ekibi aynı zamanda projenin yönetici takımının bir parçasıdır ve proje planlarının oluşturulduğunu, yerine getirildiğini ve bir aşamadan diğerine geçmeden önce bütün kabul çıktılarının tamamlandığını ve düzgün olarak imzalandığını garanti etmek için düzenli olarak toplanmalıdır.

SAP İmplementasyonu: Bir IT Projesinden Fazlası

SAP ERP implementasyonu projesinin sadece bir IT projesi olmadığını anlamak projenin başarısı için çok önemlidir. SAP implementasyonu, şirketi her düzeyde etkileyen organizasyon çapında bir proje olarak kabul edilmelidir. İmplementasyona katılması gereken herkesin projenin başarısı için destekçi ve kararlı olması önemlidir.

Doğru Kaynaklar

Doğru kaynakların güvence altına alınması önemlidir çünkü doğru ekip olmadan, başarılı bir proje şansı azalır. Kaynaklar üç kategoriye ayrılabilir:

Son Kullanıcılar: Son kullanıcılar projenin ilk aşamalarından itibaren süreçte yer almalıdır çünkü gelecek yıllarda sistemi kullanacak olanlar onlardır. Son kullanıcılar katılımcı olmalı ve gerekli yerde girdi sağlamalıdır. Sistemin son kullanıcılarından gelen geri bildirimler SAP sisteminin uzun ve istikrarlı bir yaşamının olması için kesinlikle gereklidir.

Değişim Ekibi: Değişim ekibi SAP sistemindeki süreçler ve üzerinde anlaşmaya varılmış iş gereksinimleri arasındaki farkların belirlenmesinden sorumludur. Ekip ayrıca sistem ile uyum sağlanması için bazı iş süreçlerinde değişiklik yapılmasına yardımcı olur. Ayrıca, düzgün bir implementasyon gerçekleştirmek için kullanıcıların eğitimine yardımcı olur.

Teknik Ekip: Teknik ekip iş gereksinimlerini karşılamak için sistemi yapılandırmak üzere müşteri ile birlikte çalışan farklı seviyelerdeki SAP danışmanlarından oluşur. Bir SAP danışmanı yöneticiler ve çekirdek kullanıcılar ile konuşan, onlara detaylı projeyi oluşturmalarında ve daha sonra detaylı projede belgelenenleri realiteye dönüştürmelerinde yardımcı olan profesyoneldir. Örneğin bir FI danışmanı, eğer kendisi de muhasebeci ise, muhasebe açısından iş gereksinimlerini anlayabilecek donanıma sahip olacak ve ardından bunu SAP sisteminde mevcut süreçler/işlevler ile eşleyecek, sonuçta sirket için iyi yapılandırılmış bir FI modülü ortaya çıkacaktır. Unutmayın ki, SAP kaynaklarınızdan kendi ekibinizi oluşturabilir veya implementasyonda size yardımcı olması için diğer danışman firmalardan SAP danışmanları kiralayabilirsiniz.

Fark Analizi

Fark analizi şirketinizin "as-is" (mevcut) ve "to-be" (gelecekteki) iş süreçlerı arasındaki farkları tanımlayan ve ikisi arasında köprü kurmak için yollar öneren çalışmadır. Analiz mevcut durumdan yeni/gereken duruma nasıl geçileceğini ortaya koymalıdır. Ayrıntılı bir fark analizinin yokluğunda, en iyi ERP implementasyonları bile beklenen gerçek yararları sağlamaz. Fark analizinin, belgelenmiş ve ona göre hareket edilecek üç çıktısı olabilir.

1. Fark kapatılmalıdır, ve sistemde özelleştirme gereklidir.
2. Fark kapatılmalıdır, fakat özelleştirme kullanılabilir değildir, bu nedenle geçici çözüm gereklidir.
3. Fark tanımlanır fakat kapatılması gerekmez, çünkü özelleştirme ve geçici çözüm için sarfedilecek çabaya değmez.

Fark analizi kavramsal analiz aşamasında hayati bir rol oynayan, zaman alıcı bir faaliyettir. Kavramsal analiz, şirketin proje kapsamındaki tüm süreçlerini tarifleyen anahtar bir belgedir. Birçok proje başarısız olmasının nedeni, SAP bilgisi olan fakat iş bilgisi çok az veya hiç olmayan kişilerin projenin merkezinde olmasıdır. Bu durum genellikle çalışan, fakat iş gereksinimleri ile uyum içinde olmayan bir sonuç doğurur. SAP, ERP süreçlerinizi otomatize ederek şirketinize zaman ve paradan tasarruf sağlayabilir. Ancak bu, yalnızca tüm ilgililerin "işleri her zaman nasıl yaptık" noktasından "şimdi işleri daha iyi nasıl yaparız" noktasına gelmeye hazır olması şartıyla sağlanabilir.

Projenin Testi

Proje sırasında test hafife alınmamalıdır. Kapsamlı test, iş süreçlerini yürütmeden önce SAP sisteminin hazır olup olmadığını ve sistem canlı kullanıma geçmeden önce SAP donanımında çözülmesi gereken herhangi bir sorun olup olmadığını belirlemek için tek yoldur. Bu kritik faaliyete yeterli zaman ve çaba tahsis edildiğinden emin olmak için, projede farklı test tipleri (birim, entegrasyon, regresyon, vb.) bulunmalıdır.

Geçiş Planları

Eski sistemden SAP sistemine geçiş için ayrıntılı planlar hazırlanmalıdır. Farklı test döngülerinin bir parçası olarak, geçiş döneminde paralel çalışma zamanını -geçiş programını test verileri ile kullanmak, ve test sonuçlarını beklenen çıktılar ile karşılaştırmak- planlamalısınız.

Kullanıcı Eğitimi

Kullanıcılar için uygun bir eğitim sağlanması, kullanıcıların sistemi gerçekten benimsemesini ve sistemin tüm imkanlarını kullanmasını sağlar. İyi eğitilmiş kullanıcılar çoğunlukla sistemi daha iyi anlar ve sistemi destekleyip savunurlar. Uygun eğitim almayan kullanıcılar ise sürekli sistemi zayıflatabilir ve sonunda projenin genel başarısı için ciddi engeller çıkarabilirler. Kullanıcıların sistemde ustalık kazanmasına yardım etmek için ne kadar fazla çaba harcarsanız, projeniz için o kadar iyi olur.

Değişim Yönetim Programı

Süreçte, tüm gerekli teknolojik bilgileri mümkün olduğunca erken zamanlamayla son kullanıcılara bildirerek değişim yönetim programını yürütebilir ve son kullanıcıların destek ve güvenini sağlarsınız. SAP sonrası yeni süreçler ve sistem hakkında, şirket içinde saplam bir bilgi tabanı oluşması için bir değişim yönetimi eğitim planı hazırlayın ve uygulayın.

Yukarıda yazdıklarıma ilaveten eğer bir SAP implementasyonu projesinin ilk günlerinde iseniz Başarılı Bir ERP Projesi Nasıl Olmalıdır yazısını da mutlaka okumanızı öneririm.

Buraya kadar genel olarak SAP Nedir sorusunun cevabını anlatmaya çalıştım ve eğer bir SAP implementasyonu yürütüyor iseniz bu sürecin başarılı olması için dikkat edilmesi gereken hususları listeledim. sapmuhasebe sitesinde ise SAP ERP programı içerisinde Finansal Muhasebe ve Maliyet Muhasebesi modüllerinin kullanıcı ve uyarlama işlemlerini anlatan paylaşımlar bulacaksınız. Finansal Muhasebe ve Maliyet Muhasebesi modülleri hakkında genel bilgilenme için SAP Sisteminde FI ve CO Modüllerine Genel Bakış başlığını okuyabilirsiniz.