FI Modülünde Kayıt Anahtarları Tanımlama (OB41)

Kayıt anahtarı tanımlamak için; IMG • Mali muhasebe (yeni) • Mali muhasebe temel ayarları (yeni) • Belge • Kayıt anahtarının tanımlanması...

Kayıt anahtarı tanımlamak için; IMG • Mali muhasebe (yeni) • Mali muhasebe temel ayarları (yeni) • Belge • Kayıt anahtarının tanımlanması (OB41) menü yolu kullanılır. Kayıt anahtarlarına ilişkin veriler TBSL tablosunda saklanır.

Kayıt anahtarları Mali Muhasebe belgesinin her satırında gereklidir ve üç ana işlevi şunlardır:

Kayıtın borç veya alacak kaydı olduğunu belirtir.
Hangi hesap türünün (duran varlıklar, müşteri, satıcı, malzeme veya ana hesap) kullanılabilir olduğunu belirtir (bir ve tek olmalıdır).
Satırdaki defteri kebir hesabından gelen alan durum varyantı ile birlikte, hangi alanların kayıt göndermek için mevcut olduğunu ve bu alanlar arasında hangilerinin isteğe bağlı ve hangilerinin zorunlu olduğunu belirtir.

Genellikle, yeni kayıt anahtarları oluşturmak gerekmez çünkü neredeyse tüm SAP kurulumları yalnızca SAP standart teslim kayıt anahtarlarını kullanır; bunun yerine, kayıt ekranlarını sizin kurulum gereksinimlerinize adapte etmek için kayıt anahtarlarının alan durumları uyarlanır.

OB41 işlemini çalıştırdığınızda, sistemde mevcut kayıt anahtarlarının bir listesini görebilirsiniz. Kayıt anahtarının uyarlaması, bazı temel ayarların tanımını ve alan durumunun tanımını etkiler. Sonraki bölümde kayıt anahtarları için temel ayarlar ve alan durum yönetimi ele alınacaktır.

Kayıt Anahtarları İçin Temel Ayarlar

OB41 işlemini çalıştırıp bir satırda çift tıkladığınızda, her bir kayıt anahtarı için aşağıdaki ayarların yapılandırılması gereken bir ekran görürsünüz (Şekil 3.14):

Şekil 3.14 Kayıt Anahtarları İçin Temel Ayarlar

Borç ve Alacak Göstergesi Alanı (Debit/Credit Indicator area)
Kayıtın işaretine, tutarın önüne artı veya eksi işareti koyarak karar verilmez; bunun yerine, tutar işaret olmadan girilir (mutlak değer), ve satırda belirtilen hesaba bir borç veya alacak kaydı gönderildiğini kayıt anahtarı belirler. Bir istisna olarak, eğer şirket kodu ve belge türünde negatif kayıtlara izin verilmiş ise negatif bir tutar belirtebilirsiniz. Bu durumda, kayıt anahtarı hesabın toplam borç veya alacak rakamının güncellendiğine karar verir; eğer negatif bir tutar belirtilirse bu rakamlar artırılmak yerine azaltılır.
Hesap Türü Alanı (Account Type Area)
Her kayıt anahtarı tam olarak bir hesap türüne atanabilir. FB01 işlemi ile belge kaydederken, bir kayıt anahtarı (örneğin, 15, hesap türü müşteri olan kayıt anahtarı) belirtir ve hesap numarasını yazarsanız, sistem hesabın KNA1 (Müşteri ana verileri -genel veriler-) ve KNB1 (Müşteri ana verileri -şirket kodu-) tablolarında olup olmadığına bakar.
Satış İlişkili (Sales-Related)
Bu göstergeyi işaretlerseniz, sistem KNC1 (Müşteri ana verileri -işlem rakamları-) ve LFC1 (Satıcı ana verileri: İşlem rakamları) tablolarının toplam satışlarını günceller. RFDUML00 (müşteriler) ve RFKUML00 (satıcılar) standart raporları, bu ayarlara dayalı satış verilerini sunmak için kullanılır.
Özel Defteri Kebir (Special G/L)
Bu gösterge, yalnızca müşteri ve satıcılar için kayıt anahtarlarında ayarlanabilir. Bu durumda, kayıtta özel defteri kebir göstergesi belirtmeniz gerekir (izin verilen göstergeler T074U Özel defteri kebir göstergesinin özellikleri tablosunda listelenmiştir). Sonuç olarak; kayıt, müşteri veya satıcı mutabakat hesabını güncellemez fakat T074 (Özel defteri kebir hesapları) tablosunda belirtilen alternatif mutabakat hesabını günceller.
Ters Kayıt Anahtarı (Reversal Posting Key)
Burada sistemin FB08 veya FBRA işlemleri ile otomatik ters kayıt belgesi oluşturması için kullanması gereken kayıt anahtarını girin.
Ödeme İşlemi (Payment Transaction)
Bazı SAP ticari işlemlerinde, kayıtın bir ödeme olup olmadığının sistem tarafından bilinmesi gerekir. Örneğin, bir faturayı ödeme yaptığınız için değil ancak bir iade faturası verdiğinizden dolayı da denkleştirebilirsiniz. Burada, kayıt anahtarının ödemeyle ilgili işlemler ile kullanılıp kullanılmadığını belirtin.

Kayıt Anahtarı Alan Durum Yönetimi

Bir defteri kebir hesabına kayıt gönderirken, farklı alan durumları ile birçok alan vardır. Belgedeki her satır için alan durumu farklıdır ve aşağıdaki iki faktöre bağlıdır:

Satırın kayıt anahtarı
Alan durum grubu

Her iki faktör de, her alan için, alanın gizli, zorunlu veya isteğe bağlı olup olmadığını belirten kurallar içerir. Ancak, nihai sonuç Tablo 3.3’te gösterilen matrise göre, iki kuralın kombinasyonuna bağlıdır.

Kayıt Anahtarı Alan Durumu Alan Durum Varyantı	Gizli	Zorunlu	İsteğe Bağlı
Gizli	Gizli	Hata	Gizli
Zorunlu	Hata	Zorunlu	Zorunlu
İsteğe Bağlı	Gizli	Zorunlu	İsteğe Bağlı

Tablo 3.3 Kayıt Anahtarları İçin Alan Durum Kombinasyonları

Burada kayıt anahtarları için alan durum ayarları şu şekilde yapılır.

Şekil 3.14’te, Alan Durumu Bakımı düğmesini tıklayın, sonrasında sistem durumunu kontrol etmek için izin verilen alanların bir listesini sunar. Teknik nedenlerden ötürü, bazı alanlar, alan durum uyarlamalarına tabi değildir; örneğin, kayıt anahtarının kendisi, hesap numarası ve miktar. Diğer tüm alanlar görüntülenir.

Alanlar ayrıca gruplar ve alt gruplar halinde gruplandırılmış. (Şekil 3.15) Bir alt grup bazen sadece tek bir alan içerebilir, bu durumda, alt-grup genel olarak içerdiği alan ile aynı tanıma sahiptir. Eğer alan durumlarını alt grup düzeyinde özelleştirirseniz, bu durum alt grubun içerdiği tüm alanlar için geçerlidir. Bir grubu çift tıklayın ve her alt grup için, alt gruplara ait tüm alanların gizli, zorunlu veya isteğe bağlı olup olmaması gereğini belirtin.