S/4HANA’da İç Sipariş Bütçesi ve Kullanılabilirlik Kontrolü

SAP S/4HANA'da iç sipariş bütçesi adım adım: bütçe profili, tolerans sınırları, istisnai masraf çeşitleri ve KO22 ile kullanılabilirlik kontrolü.

İç sipariş, belirli bir iş için açılan ve ömrü sınırlı bir masraf toplayıcısıdır: bir pazarlama kampanyası, bir fuar, küçük bir proje. Böyle işlerin hemen her zaman bir bütçesi vardır ve asıl soru şudur: bütçe dolduğunda sistem ne yapacak? Hiçbir şey mi, uyarı mı verecek, yoksa kaydı mı engelleyecek?

Bu yazıda SAP S/4HANA’da iç sipariş bütçelemesini ve kullanılabilirlik kontrolünü baştan sona kuruyoruz. Örnek şirketimiz SMUH – İstanbul Jenerik İlaç A.Ş. Sonunda bir siparişe bütçe girip, bütçeye yaklaşan bir kayıtta uyarı, bütçeyi aşan bir kayıtta hata alacağız.

SMUH’ta kontrol kodu para birimi USD, şirket kodu para birimi TRY. Bütçeyi USD olarak veriyor ve USD üzerinden kontrol ediyoruz; böylece bütçe yüksek enflasyonda da anlamını korur.

[post_ads_2]

Adım adım kurulum

• [accordion]
• 1. Bütçe profili ve sipariş türüne atama

• Bütçe profili, bütçenin hangi yıllar için ve hangi para biriminde girileceğini, kullanılabilirlik kontrolünün ne zaman devreye gireceğini belirler. Yol: Maliyet muhasebesi ve kontrol ▸ İç siparişler ▸ Bütçeleme ve kullanılabilirlik kontrolü ▸ Bütçe profiline bakım yap (OKOB).

  

  IMG yolu: Bütçeleme ve kullanılabilirlik kontrolü

  Standart 000001 profilini kopyalayıp Z00001 – SMUH iç sipariş bütçe profili adını verdik. Kopyada değiştirdiğimiz tek alan Etknl.türü (etkinleştirme türü) oldu.

  

  Z00001 bütçe profili: 000001 kopyasında değişen tek ayar etkinleştirme türü

  Alan	SMUH değeri	Ne işe yarar
  Geçmiş / Gelecek	1 / 3	Başlangıç yılından 1 yıl geriye, 3 yıl ileriye bütçe girilebilir. Başlangıç boşsa başlangıç yılı cari mali yıldır.
  Toplam değer / Yıllık değerler	✓ / ✓	Hem yıllardan bağımsız toplam bütçe hem de yıl bazında bütçe girilebilir. Yıllık bütçelerin toplamı toplam bütçeyi aşamaz.
  Etknl.türü	1	Kullanılabilirlik kontrolü, siparişe bütçe girildiği anda otomatik açılır.
  Toplam (kullanılabilirlik kontrolü)	boş	Kontrol yıllık bütçeye göre yapılır. Seçilseydi tüm yılların toplamı toplam bütçeyle karşılaştırılırdı.
  Nesne para birimi	boş	Kontrol, kontrol kodu para biriminde (USD) yapılır.
  Bütçeleme para birimi	Kontrol kodu para birimi	Bütçe USD olarak girilir.

  Etkinleştirme türünün üç değeri:

  Değer	Davranış
  0	Bu profili kullanan siparişlerde kullanılabilirlik kontrolü hiç çalışmaz. Standart 000001 profili bu değerle gelir.
  1	Kontrol, bütçe girildiği anda açılır. En sade seçenek.
  2	Kontrol, sipariş bütçesinin “Kullanım oranı” alanındaki yüzdesini tükettikten sonra, arka planda çalıştırılan bir programla (KO30) açılır. Çok sayıda bütçeli siparişi olan şirketlerde performans için tercih edilir.

  Profilin siparişlerde geçerli olması için sipariş türüne atanması gerekir. Aynı IMG aktivitesindeki Sipariş türlerinde bütçe profili bkm.yap seçeneğiyle ya da doğrudan sipariş türü ekranında (KOT2_OPA) Bütçe profili alanına Z00001 yazılır.

  

  Z400 sipariş türüne Z00001 bütçe profilinin atanması (KOT2_OPA)

• 2. Bütçe belgeleri için numara alanları

• Her bütçe girişi bir bütçe belgesi üretir. Bu belgelerin numara alanı nesnesi BP_BELEG’dir. Yol: aynı düğümde Bütçelemeye ilişkin numara alanlarının bakımı.

  

  Bütçeleme numara alanı nesnesi: BP_BELEG

  

  BP_BELEG aralıkları: sandbox’ta hazır geliyor

  BP_BELEG üst birim düzeyinde tek bir nesnedir; kontrol koduna ya da şirket koduna göre ayrılmaz. Sandbox’ta aralıklar hazır geldiği için bu adımda bir şey yapmadık; yalnızca var olduklarını doğruladık. Hangi işlemin hangi aralığı kullanacağı bu ekranda seçilmez. Birazdan göreceğimiz gibi, ilk bütçe belgemiz 03 aralığından numara aldı.

• 3. Tolerans sınırları: uyarı mı, hata mı?

• Etkinleştirme türü kontrolün açılmasını sağlar. Kontrol açıkken ne olacağını tolerans sınırları belirler. Yol: Kullanılabilirlik kontrolü tolerans sınırlarını belirle.

  

  Tolerans sınırları: %90’da uyarı (1), %100’de hata (3)

  Her satır “bu profilde, bu tür kayıtlarda, bütçenin şu yüzdesi aşılınca şu eylemi yap” anlamına gelir:

  Sütun	Anlamı
  İşl.gr. (işlem grubu)	Hangi kayıt türlerinin kontrol edileceği. ++ tüm işlem gruplarını kapsar.
  İşl. (eylem)	1 uyarı, 2 uyarı ve bütçe sorumlusuna e-posta, 3 hata (kayıt engellenir).
  Kullanım	Tahsis edilen değerin bütçeye oranı (%).
  Mutlak sapma	Yüzdeye ek ikinci eşik. Küçük bütçeli siparişlerde yüzdenin erken tetiklenmesini önlemek için kullanılır; boş bıraktık.
  PB	Mutlak sapmanın para birimi; kontrol kodu para birimi (USD).

  SMUH’ta iki satır tanımladık: %90’da uyarı, %100’de hata. Yalnızca uyarı satırı tanımlarsanız bütçe aşılsa da kayıt geçer; bütçenin gerçekten aşılamaması için eylem 3 satırı şarttır.

  İki ayrı “kullanım” yüzdesi var
  Bütçe profilindeki Kullanım oranı yalnızca etkinleştirme türü 2 ile çalışır ve kontrolün sipariş için ne zaman açılacağını belirler. Tolerans sınırlarındaki Kullanım yüzdesi ise kontrol açıkken hangi eşikte ne yapılacağını belirler. Etkinleştirme türü 1’de profildeki alan boş kalır.
• 4. İstisnai masraf çeşitleri ve kaynak grubu

• Bazı masrafların sipariş bütçesini tüketmesi istenmez. Kullanılabilirlik kontrolü için istisna masraf çeşitlerini belirle aktivitesinde girilen masraf çeşitlerine yapılan kayıtlar, tahsis edilen değere hiç dahil edilmez.

  SMUH’ta kuralımız şu: sipariş bütçesi dış harcamaları kapsar; şirket içi aktivite yüklemeleri (işçilik, makine, bakım saatleri) bütçeyi tüketmez. Bu yüzden aktivite dağıtımında kullanılan yedi ikincil masraf çeşidini (843000001–843000007) istisna yaptık.

  

  İstisnai masraf çeşitleri: aktivite mahsuplaşma hesapları ve yardımcı madde

  Kaynak grubu sütunu, aynı masraf çeşidi altındaki malzeme masraflarını alt gruplara ayırmaya yarar. Kaynak grubu malzeme ana verisinden gelir ve yalnızca malzeme hareketlerinde dolar. Bu nedenle:

  • Malzeme dışı masraf çeşitlerinde (aktivite mahsuplaşma hesapları gibi) kaynak grubu her zaman * girilir. Belirli bir grup yazarsanız satır hiçbir kayıtla eşleşmez.
  • Malzeme tüketim hesaplarında belirli bir grup yazılabilir. Örneğimizde 710000200 hesabına YRDM (yardımcı madde) kaynak grubuyla yapılan tüketimler kontrol dışında.

  Kaynak grupları kontrol kodu bazında tanımlanır (OKZ1). İlaç senaryosu için beş grup açtık; asıl kullanım yerleri ürün maliyetlendirme olacak.

  

  SMUH kaynak grupları (OKZ1)

  Bu ekran girilen hesabın gerçekten masraf çeşidi olup olmadığını denetlemiyor: denemede bir stok hesabını da kabul etti. Yanlış hesap sessizce kalır, girişleri iki kez kontrol edin. Kurtarma göstergesi ortak girişim muhasebesi içindir; boş bıraktığınızda sistem kendisi * atar.

• 5. Deneme: bütçe girişi, uyarı ve hata

• Uyarlama bitti; sıra denemede. KO22 ile “Yeni İlaç Pazarlama Kampanyası” siparişine (400000) bütçe girdik: toplam 100.000 USD, bunun 60.000’i 2026, 40.000’i 2027 için.

  

  KO22: toplam ve yıllık bütçe girişi

  Profilde Geçmiş 1 / Gelecek 3 olduğu için ekranda 2025–2029 satırları açıldı. Kaydedince sistem bir bütçe belgesi üretti:

  

  Bütçe belgesi 03 aralığından numara aldı

  Siparişin durumuna bakınca (KO03 ▸ Denetim) iki yeni durum görünüyor: BÜTÇ (bütçelendi) ve KLNE (kullanılabilirlik kontrolü etkin). Etkinleştirme türü 1’in yaptığı iş tam olarak bu.

  

  Sipariş durumu: BÜTÇ (bütçelendi) ve KLNE (kullanılabilirlik kontrolü etkin)

  Şimdi iki kayıt deniyoruz. İkisi de FB50 ile bir gider hesabına, siparişe tayinli olarak yapılıyor. Kontrol, belge kaydedilirken çalışır; Simüle et bütçe kontrolünü tetiklemez.

  Deneme 1 – 55.000 USD: 2026 bütçesinin %91,7’si. %90 eşiği aşıldığı için uyarı geliyor; Enter ile geçilince belge kaydediliyor.

  

  55.000 USD’lik kayıt: BP614 uyarısı, kayıt devam eder

  Deneme 2 – 105.000 USD: 2026 bütçesi 60.000 USD olduğu için %100 eşiği aşılıyor; sistem hata veriyor ve belge kaydedilmiyor.

  

  105.000 USD’lik kayıt: BP604 hatası, belge kaydedilmez

  İki mesaj da yıllık bütçeye (2026) göre hesaplandı; profilde kullanılabilirlik kontrolündeki “Toplam” kutusunu boş bırakmanın sonucu bu. Bütçe görüntüleme ekranında (KO23) ilk kaydın bütçeden düştüğü görülüyor:

  

  KO23: Tayin edildi sütununda 55.000 USD

• [message]
• Sık Yapılan Hatalar
• Etkinleştirme türünü 0 bırakmak. 000001 kopyasında değer 0 gelir; değiştirmezseniz bütçe girilir ama kontrol hiç çalışmaz.
  Tolerans sınırını yanlış profile tanımlamak. Tolerans satırları profil bazındadır. Siparişlerinizde Z00001 kullanıyorsanız satırlar da Z00001 için girilmelidir.
  Yalnızca uyarı satırı tanımlamak. Eylem 1 kaydı engellemez; bütçenin aşılmasını önlemek için eylem 3 satırı gerekir.
  Aktivite hesaplarında kaynak grubu yazmak. Malzeme dışı masraf çeşitlerinde kaynak grubu * olmalıdır.
  Simülasyona güvenmek. Bütçe kontrolü belge kaydedilirken çalışır; simülasyonda mesaj görmemeniz kontrolün çalışmadığını göstermez.

ECC’den gelenler için

İç sipariş bütçelemesinin uyarlaması ECC ile neredeyse aynıdır: bütçe profili, tolerans sınırları ve istisna mantığı değişmedi. Bütçe değerleri S/4HANA’da da klasik bütçe tablolarında (toplam değerler BPGE, yıllık değerler BPJA) tutulur; ACDOCA’ya ya da ACDOCP’ye yazılmaz. Değişen, karşılaştırmanın diğer tarafıdır: fiili masraflar artık ACDOCA’dan okunur.

Özet

• Bütçe profili bütçenin kapsamını ve kontrolün ne zaman açılacağını belirler; sipariş türüne atanır.
• Tolerans sınırları, bütçenin hangi yüzdesinde uyarı ya da hata verileceğini belirler.
• İstisnai masraf çeşitleri bütçeyi tüketmez; malzeme dışı hesaplarda kaynak grubu * girilir.
• Bütçe KO22 ile girilir, KO23 ile izlenir; sipariş durumunda BÜTÇ ve KLNE görünür.
• SMUH’ta %90’da BP614 uyarısı, %100’de BP604 hatası aldık.

Bu yazı, S/4HANA’da İç Sipariş Ana Verileri yazısının devamıdır. Serinin önceki yazıları: S/4HANA’da Masraf Yeri Planlaması: KP26, KP06, KSPI ve S/4HANA’da Masraf Yeri Raporları ve Report Painter.

Kaynakça

• Stoil Jotev, Configuring SAP S/4HANA Finance, 3. baskı, SAP PRESS, 2025 (Bölüm 12: Internal Orders). Konuyu derinlemesine çalışmak isteyenlere öneririm.
• SAP sandbox sistemi (S/4HANA 2025) üzerinde yapılan kendi denemelerim.

SAP ve SAP S/4HANA, SAP SE'nin ticari markalarıdır. Bu yazıdaki ekranlar bir sandbox sistemden alınmıştır, gerçek şirket verisi içermez.